وظایف سردبیر و اعضای هیئت تحریریه یک. استقلال سردبیر و اعضای هیئت تحریریه نشریه باید استقلال قلم و تحریر خود را حفظ کنند و برای حصول اطمینان از اینکه نویسندگان آزادی قلم دارند، کار کنند. مسئولیت پذیرش یا رد مقالات با سردبیر است. طی روند عادی و متداول این کار مستلزم نظر و توصیه داوران است. به هر حال، مقالاتی که به عقیده سردبیران کاملاً نامناسب هستند، ممکن است بدون ارزیابی داوران رد شوند. دو. عدم سوگیری سردبیر و اعضای هیئت تحریریه باید امتیاز جایگاه و موقعیت خود را بهشکل محرمانه، بدون سوگیری، بهصورت سازندهای افزایش دهند. سردبیر، وظیفه قضاوت در مورد مقالات را صرفاً از لحاظ شایستگیهای علمی بر عهده دارد. سردبیر باید بدون طرفداری یا کینهتوزی شخصی یا ایدئولوژیک، عمل کند. سه. تضاد منافع سردبیر و اعضای هیئت تحریریه باید از هرگونه عملی که موجب افزایش تضاد منافع یا وجههای نامعقول از آن میشود، اجتناب کنند. برای مثال، به منظور اجتناب از بروز تضاد منافع بالقوه، سردبیر و اعضای هیئت تحریریه نباید مطالبی را منتشر کنند که بهطور شفاف قابل شناسایی نبوده، داوری نشده یا تحت داوری مخفی یکطرفه قرار گرفته است. مسئولیت و اختیار تحریر و ویرایش هر مقاله نوشته شده توسط سردبیر و اعضای هیئت تحریریه و ارسال شده به دفتر مجله، باید از طریق سردبیر به شخص ذیصلاح دیگری، نظیر سردبیر قبلی مجله یا یکی از اعضای هیئت تحریریه، داوران خارج سازمانی و مشاوران تفویض شود. اعمال ملاحظات نوشتاری یا تحریری در مقاله توسط نویسنده (در اینجا منظور سردبیر-نویسنده و اعضای هیئت تحریریه-نویسنده) به هر شیوه و در هر صورت هرگز قابلقبول نیست. سردبیر و اعضای هیئت تحریریه باید از بررسی مقالهای که تضاد منافع واقعی یا بالقوه برای آنها ایجاد میکند خودداری کنند، تضادی که ناشی از روابط رقابتی، مشارکتی، مالی و سایر روابط و ارتباطات با هر نوع نویسنده، شرکت یا نهاد مرتبط با مقاله است. مثالهایی در رابطه با پیوندهایی که نشاندهندۀ تضادهای منافع سردبیر- نویسنده است عبارتند از: ۱. سردبیر/اعضای هیئت تحریریه و نویسنده هر دو توسط یک نهاد استخدام شدهاند؛ ۲. سردبیر/اعضای هیئت تحریریه یکی از اعضای کمیته پایاننامه نویسنده بوده یا برعکس؛ ۳. نویسنده و سردبیر در حال حاضر نویسندگان مشترک و همکار در مقاله دیگری هستند یا نویسندگان همکار یک مقاله طی دو سال گذشته بودهاند. 4. داوری و ارزیابی مخفی دوطرفه نشریه یک فرایند ارزیابی مخفی دوطرفه را دنبال میکند که بهموجب آن نویسندگان، داوران را نمیشناسند و برعکس. جاییکه بهنظر میرسد مقالات مجله، تحت ارزیابی مخفی دوطرفه نبودهاند، استاندارد ارزیابی باید به طور شفاف بیان شود. 5. محرمانگی سردبیران و اعضای هیئت تحریریه نباید اطلاعات مربوط به مقاله را برای کسی غیر از داوران و نویسندگان افشاء کنند. رویههای اداری و رسمی باید برای حفظ محرمانگی فرایند ارزیابی تعیین شود. انتظار میرود که سردبیران و اعضای هیئت تحریریه، از محرمانه بودن فرایند ارزیابی مخفی دوطرفه و عدم افشای اطلاعاتی که ممکن است هویت نویسندگان را برای داوران یا برعکس فاش سازد، اطمینان حاصل کنند. گمنامی داوران صرفاً زمانی میتواند نقض شود که سردبیر از داوران اجازه فاش ساختن هویت آنها را دریافت کند. سردبیر باید اطمینان حاصل کند که اعضای هیئت تحریریه با این عمل، موافق هستند. آن بخش از مطالب مقاله ارسالی که منتشر نشدهاند، نباید در پژوهش شخصی سردبیر و اعضای هیئت تحریریه، بدون کسب رضایت مکتوب نویسنده استفاده شوند. اطلاعات یا ایدههای محرمانه که از طریق ارزیابی مقالات کسب شدهاند، باید به طور محرمانه حفظ شوند و در جهت منافع شخصی استفاده نشوند. 6. کیفیت ارزیابی بهطور معمول، دو داور برای ارائه نظر در خصوص یک مقاله دعوت میشوند. سردبیر باید بهطور روزمره و عادی، کلیه ارزیابیها را از لحاظ کیفیت، بررسی و ارزیابی کند. در شرایط نادر، سردبیر ممکن است یک مقالۀ ارزیابی شده را قبل از ارسال به نویسنده، ویرایش کند (برای مثال، برای حذف عبارتی که هویت داور را فاش میسازد) یا مقاله ارزیابی شده را در صورتی که سازنده و مناسب نیست، برای نویسنده ارسال نکند. رتبهها و امتیازات کیفیت ارزیابی و سایر ویژگیهای عملکرد باید بهطور ادواری توسط سردبیر برای حصول اطمینان از عملکرد بهینه مجله ارزیابی شوند. این رتبهها و امتیازات نیز باید به اتخاذ تصمیمات در زمینۀ انتصاب مجدد اعضای هیئت داوری و درخواستهای مستمر ارزیابی کمک کند. دادههای عملکرد فردی داوران باید در دسترس سردبیر باشد و بهطور محرمانه نگهداری شود. 7. سرعت عمل و بههنگام بودن دفتر مجله، سردبیر و اعضای هیئت تحریریه باید برای تضمین ارزیابی بهموقع همه مقالات و پاسخ سریع به درخواستهای نویسندگان در خصوص وضعیت ارزیابی، ظرف مهلت تعیین شده (حداکثر یک هفته پس از دریافت مقاله) نسبت به ارزیابی اولیه و انتخاب داوران اقدام کنند. 8. کیفیت تصمیم سردبیر مسئول تشریح تصمیمات هیئت تحریریه برای نویسندگان در خصوص مقاله آنها هستند. سردبیر باید نامههایی با کیفیت بالا را بنویسد، بهگونهای که این نامهها تلفیقی از توصیههای داور و پیشنهادهای اضافی دیگر برای نویسنده باشند. سردبیر نباید نتیجه تصمیم را در قالب نامه، بدون ارائه توضیح، ضمیمه مجموعهای از توصیهها و پیشنهادهای داور کنند. 9. دقت زمانی که سردبیر، شواهدی متقاعدکننده از داور مبنی بر نادرست بودن مفهوم یا نتیجه یک مقاله منتشر نشده دریافت میکند، باید مراتب را بهسرعت به نویسنده اطلاع دهد. اگر شواهدی مشابه در خصوص یک مقاله چاپ شده ارائه شود، سردبیر باید نسبت به انتشار فوری یک اصلاحیه، استرداد مورد قبلی، بیان مورد مربوط یا سایر یادداشتهای مرتبط به شکل مناسب اقدام نماید. 10. اختیار اختیار و مسئولیت نهایی مجله بایستی با سردبیر باشد. سردبیر باید به تشکیلات مجله (اعم از خوانندگان، نویسندگان، داوران، سردبیران، کارکنان هیئت تحریریه، مدیر مسئول و ناشر) احترام بگذارد و برای تضمین درستکاری و صداقت محتوای مجله و بهبود مستمر کیفیت آن بکوشد. سردبیر باید اعضای گروه تحریریه را مشتمل بر هیئت ارزیابی تحریریه انتخاب کند؛ حقوق و مسئولیتهای این افراد را تعیین کند و بهطور منظم عملکرد آنها را ارزیابی کند. 11. عملکرد سردبیر باید شاخصهای عملکرد مجله را طرح کند. مجله باید وارسی و حسابرسی سالانه در خصوص میزان پذیرش، فواصل انتشار، درصد مقالات ارسالی برای بازبینی و ارزیابی خارجی و سایر دادههای عملکرد را منتشر کند. شاخصهای عملکرد باید برای ارزیابی تحولات در بررسی و ارزیابی مقالات و فرایندهای انتشار بهکار گرفته شوند و بدینترتیب عملکرد مجله را بهبود بخشند.
